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龙岩市司法局办公室关于公证执业专项检查情况通报
发布时间:2020-09-21 10:39
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各县(市、区)司法局,各公证处:

  根据司法部、中国公证协会的通知要求和省厅《实施方案》,市局组织全市公证处开展了公证执业专项检查,活动取得了较好成效。现将有关情况通报如下:

  一、基本情况

  6月中旬,接司法部和省厅的通知后,市局制定下发了《龙岩市司法局办公室关于开展公证执业专项检查工作的实施方案》,在省厅《实施方案》强调的检查重点基础上,对照2019年以来司法部、省厅强调的公证行业质量监管要点、2019年度以来的信访投诉重点、日常检查发现的弱点,对照司法部明确的“五个不准”,进一步细化检查内容,提高了检查的针对性、有效性。各公证处及时召开动员部署会,深入学习了各级方案及通知要求,明确专项检查的主要任务、时间步骤、目标要求和重要意义,从6月下旬开始全面展开自查整改。8月17日至26日,市局成立由公共法律服务科科长、市公证协会秘书长以及2名一线公证员代表组成的专项检查小组,通过现场检查台账、抽查卷宗、电话回访、座谈了解等方式展开专项检查。

  通过检查,全市公证执业环境良好,8家公证处能够严守公证程序规则、严格审查核实工作、规范公证收费标准、有序开展公证执业,公证档案、专用纸张等管理规范,不存在利用办证谋私利、乱收费、恶意竞争、与中介不正常交往及损毁篡改文书等问题。

  二、存在的主要问题

  一是思想政治建设还比较薄弱。全市8家公证处,有3家设立了党支部,其余5家中4家的党员参加局机关支部组织生活、1家没有党员(机关派员担任指导员)。通过检查发现,设有支部的公证处支部组织生活不够经常、“三会一课”质量不高,支部在公证处的日常工作中发挥作用不够明显;参加机关支部生活的党员参加组织生活积极性、主动性不强。唯业务论的错误认识普遍存在,公证处经常性政治理论学习、思想教育、警示教育和谈心活动抓得不紧不实,公证员队伍向心力、凝聚力不强,干事创业的精气神还不够好。

  二是公证执业管理还比较薄弱。虽然整体上能够按照公证执业程序规则进行公证。但是,公证处及公证员队伍的法治意识、法治思维不足,程序意识和风险意识还比较薄弱,在审查核实、出证审批等制度的把控上方法简单、要求不严,审查核实工作不深不细的问题还有存在,公证文书中差、错、漏、误的问题比较突出,甚至还有个别公证业务违反了“五个不准”要求。

  三是公证执业能力还比较薄弱。经常性业务学习、技能训练和理论研讨氛围不浓、组织不好,部分公证员业务知识技能还比较弱,对相关法律法规学习理解还不够精准全面,导致在公证过程中审查核实工作做得不细不实,公证文书中有些内容表述不够精准;部分公证处对公证业务范围理解把握不够到位,在拓展业务上还存在不想干、不敢干的畏难情绪,公证业务发展缓慢,除中心城区2家公证处外,其余6家年平均业务收入仅在30万元左右,个别公证处甚至没钱缴纳“五险一金”。

  具体问题见附件。

  三、下步工作

  一是要持续抓好问题整改。各公证处要始终坚持问题导向,充分运用市局专项检查成果,举一反三抓好问题全面梳理整改,并建立健全经常性自查整改机制,通过不断完善规章制度、落实有关规定,逐步推进公证处的规范化、制度化建设。各级司法行政机关、市公证协会要加强对公证处问题整改的督导检查,推动专项检查活动经常化、制度化。各公证处问题整改情况于9月30日前报送市局和市公证协会。

  二是要强化思想政治建设。要坚持党对公证处的全面领导,深入贯彻落实司法部党组的要求,认真抓好十五主要任务的落实,实现党的组织和党的工作在公证处的全覆盖。要加强思想政治建设,建立健全理论学习、经常性思想教育、职业道德和执业纪律教育制度机制,广泛开展互帮互学和谈心交心活动,积极营造团结向上的良好氛围,切实提升公证员队伍的凝聚力、向心力、事业心和责任心。

  三是要强化业务能力建设。要建立健全业务学习培训机制,经常性开展业务知识学习和技能训练,定期组织优秀案例评选和案卷互评纠错等活动切实提升公证员的业务水平。要建立完善公证审查核实、出证审批等制度机制,强化公证程序规则管理,严格执业风险防控,严防错证假证问题发生,切实维护公证公信力。要加强公证执业警示教育,切实提高公证执业法治意识、法治思维和危机意识。各县(市、区)司法局和市公证协会要加强业务督导。

  附件:各公证处检查发现的问题

  

龙岩市司法局办公室

  2020年9月21日

 

  

    附件

  各公证处检查发现的问题

  一、漳平市公证处

  共抽查16个卷宗共计27个公证事项,其中2019年度4个卷宗共10个公证事项,2020年度12个卷宗共17个公证事项。存在的问题有:

  1.公证卷宗的公证事项与录入到公证行政管理和行业管理系统的公证事项不一致。(2019)闽漳证内字第083、084号,公证事项实际为“签名、指印”,而系统录入的为“公证业务类别:寄养协议”。

  2.公证活动记录不规范。如,(2020)闽漳证内字第144号公证卷宗,当事人拍照存档的照片建议为正面五官清晰的照片,而不能是低头签字模糊不清的照片;(2020)闽漳证内字第212号公证卷宗,询问笔录中的询问人为二人,但只有一人在笔录上签名。

  3.告知没有针对性。(2020)闽漳证内字第050号保全证据公证,用的是房屋买卖合同公证告知书;(2020)闽漳证内字第212号,建议参考福建省公证协会印发的《常用公证事项告知书参考范本》(闽公协〔2017〕44 号,以下同)

  4.公证书格式不符合规定。(2020)闽漳证内字第212号公证卷宗,公证事项是“保全证据”却使用的是“合同(协议)”格式。

  5.公证书申请表填写不完整。(2020)闽漳证内字第014号。

  6.公证书证词打印有误。(2020)闽漳证内字第012号公证证词“夏桂花、王维来夫妻于X年X月X日来到我处”,建议将证词中的“夫妻”二字删去。

  7.公证书装订顺序有误。(2020)闽漳证内字第212号,公证书证词与协议书(要素)公证词混淆。

  二、上杭县公证处

  共抽查27个卷宗,其中2018年度9个卷宗共44个公证事项,2019年度22个卷宗共72个公证事项,2020年度5个卷宗共13个公证事项。存在的问题有:

  1.公证活动记录不规范。询问笔录中“询问人”“记录人”建议由公证相关工作人员亲笔签名。

  2.公证文书制作不规范。(2019)闽杭证内字第186、187号公证事项,放弃继承声明书中“被继承人李X生前无遗嘱”后,建议加上“亦未与他人订立有遗赠扶养协议”及没有夫妻财产约定协议的内容。公证事项表述不准确,有的公证书公证事项表述为签名、指纹。

  3.公证书内容表述不够准确。(2019)闽杭证内字第81-83号遗嘱公证书中,在遗嘱中表述“政府给我的一切相关补助和费用均归某人所有”,可能把给死者近亲属的抚恤金等包含在内。

  4.缺乏证据材料。(2019)闽杭证内字第57-60号公证书中,缺乏应有的土地证及产权依据,没有核实用地申请人。

  5.使用法律有瑕疵。(2019)闽杭证内字第08号继承权公证书中,没有法定继承人放弃继承权,但适用了《继承法》25条。

  6.卷宗材料装订不够规范。有的卷宗将验证的身份证当做身份证复印件使用,装订在当事人提供的材料,抽出的所有卷宗封面没有对普通卷、密卷作出选择。

  7.要素式公证书中必备要素应在证词中列明,如(2019)闽杭证内字第188号继承公证证词中除了应列明死者的妻子、子女外,还应列明死者的父母情况。

  8.小额继承公证,保证书拆分收费。保证书另收了300元公证费。

  三、武平县公证处

  共抽查17个公证卷宗共计35个公证事项,其中2019年度11个公证卷宗共20个公证事项,2020年度6个公证卷宗共15个公证事项。存在的问题有:

  1.公证活动记录不规范。(2019)闽武证民字第125号申请表有涂改处,建议需由当事人按指纹确认。建议办理委托公证,应对委托人进行拍照存档。建议公证档案中当事人签名后加按个指印。

  2.告知没有针对性。如(2019)闽武证民字第122号委托代理的是一般事务,卷宗中附的是不动产处分委托告知书。

  3.公证文书归档不规范。封面的归档时间、保管期限,备考表未填写完整,封底未按规定进行封签。

  四、连城县公证处

  共抽查17个公证卷宗共计17个公证事项,其中2018年度4个公证卷宗共4个公证事项,2019年度13个公证卷宗共13个公证事项。存在的问题有:

  1.公证活动记录不规范。询问笔录中“询问人”“记录人”,建议由公证相关工作人员亲笔签名。

  2.公证文书归档不规范。(2019)闽连证内字第165号公证卷宗“内卷目录”未填写。

  3.公证书制作不够规范,有的合同(协议)类公证书公证词仅表述XXX、XXX签约行为符合《民法总则》规定,但遗漏合同(协议)符合XX法律规定的表述。

  五、长汀县公证处

  抽取查29个公证卷宗共计45个公证事项,其中2019年度22个公证卷宗共36个公证事项,2020年度6个公证卷宗共9个公证事项。存在的问题有:

  1. 145号公证书卷宗的笔录有修改,当事人未按指印。

  2.部分领取公证书回单上日期未填写。

  3.一份公证书签发稿填写的证号与公证书号不符。(2020)闽汀内民字第98-99号公证书对可能是夫妻共有的财产直接认定为被继承人个人财产,没有对被继承人是否再婚的婚姻状况查询。有的公证卷宗内的材料置于后面,没有与其他材料一起装订,例如(2019)闽汀内民字第159号、409号公证书。

  六、龙津公证处

  共抽查33个公证卷宗共计65个公证事项,其中2019年度28个公证卷宗共60个公证事项,2020年度5个公证卷宗共5个公证事项。存在的问题有:

  1.公证活动记录不规范。(2020)闽龙津证民字第236号询问笔录有涂改处,建议需由当事人按指纹确认。

  2.公证书装订顺序有误。(2019)闽龙津证内字第2081号保全证据公证书应放在《房屋析产协议书》《承诺书》的前面,(2019)闽龙津证内字第536-543号公证书没有按编号顺序装订。

  3.根据《司法部律师公证工作指导司、中国公证协会关于开展全国公证遗嘱备案查询工作的通知》第四条规定“自 2014 年 7 月 1 日起,各公证机构办理继承公证,应当在全国公证遗嘱备案查询平台查询被继承人是否办理过遗嘱公证”,有些继承公证卷宗中未将查询核实结果附在公证卷宗中。建议及时到“公证行政管理和行业管理系统”中查询核实相关信息,并打印附卷。

  4.公证证词表述不准确。有些继承公证卷宗中,继承人均没有放弃继承权的意思表示,但公证证词中仍表述“符合《中华人民共和国继承法》第25条”的规定,建议删去。如(2020)闽龙津证民字第236号。

  5.对司法部关于公证执业“五不准”的通知精神的理解存在偏差。建议组织全处公证人员特别是公证员对该通知进行再学习、统一思想,公证员应当具备扎实的法律功底,必须对事实和法律问题形成准确的判断,严格依照程序办理公证,充分履行审查义务。同时建议对2017年8月14日以来各公证员办理的涉及非金融机构融资合同公证进行一次全面自查,并将自查结果及时上报市局公共法律服务科。(2019)公证号058、314、483借款协议、还款协议赋予强制执行效力违反了“五不准”要求。

  6.涉及处分重大财产情形时,应严格审查证明对象、证据材料和法律关系。(2020)闽龙津证民字第099号委托公证,委托人与受托人是兄弟关系证明材料未附卷,委托书中涉及的委托人名下的全部财产含夫妻共同财产均没有相关证明材料附卷,且涉及财产处分包含了解押、抵押、出售等事项。(2019)闽龙津证民字第314号公证事项,对还款协议所涉及的借款合同、借据,转账凭证等证明材料均未附卷。

  7.公证处对必须核实的情况没有核实,如(2019)闽龙津证民字第2430号公证书,遗嘱受益人申办继承权公证时,缺少对遗嘱指定优先受益人是否已获得应有权益进行核实。(2018)闽龙津证民字第582号,没有对被继承人是否再婚查询、没有遗嘱查询。

  七、永定区公证处

  共抽查56个公证卷宗共计96个公证事项,其中2018年度16个公证卷宗共28个公证事项,2019年度18个公证卷宗共32个公证事项;2020年度22个公证卷宗共36个公证事项。存在的问题有:

  1.告知没有针对性。(2019)闽龙永证民字第269、290号保全当事人陈述公证书,使用的是公证(通用)告知书,而不是保全证据公证告知书。

  2.公证活动记录不规范。①经领人不是当事人本人。建议在询问笔录中注明由谁或委托谁来领取的内容,或提供当事人的授权委托书。(2019)闽龙永证民字第290号。②公证书签发稿中“签发”栏未填写,(2019)闽龙永证民字第393号。③公证卷宗中当事人提供的证明材料复印件,承办公证员应进行核对,并签名。(2018)闽龙永证民字第170-180号。

  3.公证书装订顺序有误。保全证据公证书中光盘应是公证书的组成部分,不应放在卷宗的附件袋中。(2019)闽龙永证民字第367号公证书证词中附件有工作记录、照片、光盘,但上述附件材料没有装订在公证书后,而是装订在附件袋。

  4.公证文书写作不够规范,如(2020)闽龙永证民字第234号公证书协议书文书格式缺乏必备条款。

  5.卷宗内材料相互矛盾,如(2020)闽龙永证民字第259-261号继承权公证书中,被代位继承人火化时间为2004年,另一单位出具的材料证明该人于2006年死亡;同时对被继承人是否再婚没有核实,被继承人2020年死亡,其配偶2007年死亡。

  八、闽西公证处

  共抽查46个公证卷宗共计97个公证事项,其中2019年度40个公证卷宗共89个公证事项,2020年度6个公证卷宗共8个公证事项。存在的问题有:

  1.告知没有针对性。办理保全证据、变更抚养权协议等公证,使用的是公证(通用)告知书。

  2.公证活动记录不规范。①闽西公证处因使用网上办证系统,故审批人均通过办证系统对公证员的承办公证事项进行网上审批,但公证卷宗中公证审批表中“审批人意见”栏仅有审批人的签名,审批意见却为空白,故建议补签审批意见。②公证申请表填写不完整,如申请日期未填写。③送达回证中收件人的收件日期未填写或填写的日期与出证日期有出入。(2019)闽龙闽证内民字第1063号公证卷宗中,赠与合同签订的时间是2019年4月3日,公证书出具的时间是4月4日,但送达回证上的收件人的收件时间为4月3日,公证员核对当事人提供的证明材料时间为5月3日。(2019)闽龙闽证内民字第779号公证卷宗,公证书出证日期为3月21日,送达回证收件日期为“3月19日”④公证卷宗封面收案日期与申请表申请受理日期不一致。④(2019)闽龙闽证内民字第1572-1574号公证卷宗中,询问笔录中当事人称要办理放弃继承权声明公证,但公证机构并未为其办理。同时没有对死者丧偶后至其死亡未再婚的情形进行相应的核实;⑤(2019)闽龙闽证内民字第3608-3619号公证卷宗,卷宗封面收案时间与卷宗内材料受理时间不一致有20日、23日;(2019)闽龙闽证内民字第2677号公证卷宗,卷宗封面办结时间6月29日、审批日期为6月27日,出证日期为06月29日;;(2019)闽龙闽证内民字第2488号公证卷宗,卷宗封面申请时间6月18日,卷内申请日期6月13日,且身份证复印件没有核实人签字、没有页码;(2019)闽龙闽证内民字第300-301号公证卷宗,卷宗封面申请时间1月28日、卷内申请日期为1月27日;(2019)闽龙闽证内民字第2253/2256-2259号公证卷宗,卷宗封面申请时间6月17日、卷内申请日期为5月31日,且被继承人应是丧偶未再婚,但声明书写的是离婚未再婚;(2019)闽龙闽证内民字第452-456号赠与合同公证卷宗,申请表无受理时间、送达回执、审批表受理时间为2月14日,证词表述受理时间2月28日,且有待商榷的是赠与合同表述将宅基地使用权及地上房屋一并赠与受赠人是否妥当;(2019)闽龙闽证内民字第84号公证卷宗,申请表无受理时间、审批表受理时间没填写,告知书无时间,建议外出办证,公证词表述为在本公证员和某某人面前。

  3.证据材料及法律适用:(2019)闽龙闽证内民字第1791号公证卷宗,卷宗封面申请时间5月8日、卷内申请表、送达回执申请日期为4月26日,证词表述申请时间为5月7日,笔录中继承人中有人申请办理放弃继承声明公证,但未出证,继承人中有人放弃继承,但公证书没有适用《继承法》第二十五条;(2019)闽龙闽证内民字第1571号公证书,被继承人2019年死亡,其配偶2015年死亡,存单最后日期2013年,公证处认定该存款为个人财产,且未核实被继承人婚姻状况。

  4.公证文书制作不规范。①(2019)闽龙闽证内民字第404号公证卷宗,工作记录落款日期打成“2018年3月5日”实际日期为“2019年2月14日”,工作记录的记录人、在场人均未签名。②(2019)闽龙闽证内民字第317号公证卷宗中公证书的公证员签名章、公证机构公章均未盖章,公证书签发稿中签发人未签名。③(2019)闽龙闽证内民字第59号公证卷宗中公证书证词“附件二”打成“附件三”,同时公证书证词与签发稿修改后的证词不一致。(2019)闽龙闽证内民字第1572-1574号公证书证词与签发稿修改的证词不一致。